Extragerea și procesarea datelor din documente, o provocare universală a companiilor

Mi-aș dori că angajații mei să nu mai fie niște roboței ne spune un CEO al unei companii internaționale care activează în domeniul financiar-contabil, audit și tax management. Chiar dacă suntem într-un Zoom Call, putem să simțim frustrarea sinceră a unui leader care dorește ca angajații lui, după ani grei de studii, să-și exercite meseria pentru care s-au pregătit atât de mult.

Un studiu de piață al companiei Gartner ne arata că, 89% din operațiunile generale de contabilitate și 72% din operațiunile de controlling financiar și raportare pot fi automatizate. De asemenea, Gartner evaluează că, timpul alocat pentru verificarea și corectarea erorilor umane ajunge în medie la 30% din timpul unui angajat full-time, iar pentru o companie cu 40 de angajați contabili full-time, aceasta s-ar traduce într-o economie de 25.000 de ore anual.(*https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-10-02-gartner-says-robotic-process-automation-can-save-fina)

O provocare universală cu care orice industrie se confruntă este acumularea de prea multa hârtie

De la formulare HR, la facturi și contracte, angajați din întreagă lume pierd nenumărate ore cu citirea documentelor, extragerea informațiilor din acestea, manipularea datelor și verificarea corectitudinii acestora. O rutina zilnica, care obliga angajații să se focuseze pe multa munca manuală, consumatoare de timp, în detrimentul unor activități/ taskuri cu valoare adăugată, care conduc la îndeplinirea obiectivelor și creșterea companiilor.

Din fericire există o soluție la această provocare. Progresele făcute în AI (Inteligenta Artificiala) au dus la dezvoltarea roboților software care pot citi documente cu grade diferite de dificultate, extrag informațiile dorite și le transmit/ operează mai departe în orice sistem informatic. Tehnologia RPA este cea care salvează angajații de la aceste taskuri rutiniere, aducând beneficii substanțiale de timp și costuri.

RPA & “Document Understanding”

 Document Understanding” se referă la procesarea inteligentă a documentelor și este unul dintre segmentele cu cea mai mare dezvoltare din industria RPA din ultima perioadă. Tehnologiile de procesare inteligentă a documentelor încorporează capabilităti de machine learning, permițând roboților, cu ajutorul inteligenței artificiale, să înțeleagă conținutul documentelor. Putem spune astfel că, segmentul “Document Understanding” se află la intersecția dintre procesarea de documente, AI și RPA.

pastedGraphic.png

Sursa: UiPath, “Guide on Document Understanding”

Ce poate face soluția “Document Understanding” pentru tine?

  • Citește și procesează documente structurate, ca de ex. formulare, pașapoarte
  • Înțelege și extrage informații din documente semi-structurate, ca de ex. facturi și chitanțe
  • Poate să te ajute cu procesarea documentelor nestructurate, precum contracte sau emailuri
  • Poate aborda elemente speciale ca scrisul de mână, semnături, tabele sau checkbox-uri
  • Automatizează procesarea documentelor salvând timp și resurse pentru echipa ta, în același timp reducând costurile și riscurile erorii umane

Extragerea datelor, o componentă crucială a framework-ului Document Understanding

Există 3 abordări pentru extragerea datelor:

  • Abordarea bazată pe reguli sau template-uri– robotul acționează pe baza unor reguli specifice
  • Abordarea bazată pe modele ML (Machine Learning)- robotul este învățat să actionize în contextul unor situații dinamice, să extragă date și în cazurile în care nu avem reguli sau template-uri
  • Abordarea hibridă- pentru cazurile care cuprind atât reguli predefinite, cât și documente cu zone mai puțin structurate

Fie că folosim abordarea bazată pe reguli, sau abordarea bazată pe modele ML, cu soluția UiPath Document Understanding roboții sunt învățați să citească, să analizeze și să proceseze documentele tale. Din punctul de vedere al structurii, exista 3 tipuri de documente:

Structurate– formulare sau documente cu o distribuire a informației sub forma de template 

Semi-structurate- documente care conțin atât părti fixe, cât și variabile (ex. facturi, chitanțe, comenzi, extrase de cont, facturi de utilități)

Nestructurate– documente care nu conțin format fix (diverse contracte, email-uri, diverse descrieri, prescripții medicale, știri, etc)

Pentru că exista multe variabile de luat în considerație în alegerea modelului potrivit, decizia alegerii variantei optime se va face după analiza fiecărui caz în parte, luând în considerare nevoile de business ale fiecărui client.

Dacă și tu rezonezi cu CEO-ul nostru și te confrunți cu aceleași probleme, apelează cu încredere la noi! După o analiza de business temeinică, vom veni cu soluția potrivită pentru  compania ta!

Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *