Servicii Complete De Arhivare

Datele existente într-o companie, indiferent de tipul sau dimensiunea ei, sunt extrem de importante. Este vital să le gestionăm într-un mod corect pentru a putea beneficia de ele cât mai mult timp.

De ce arhivare fizică a documentelor?

Datele existente într-o companie, indiferent de tipul sau dimensiunea ei, sunt extrem de importante. Este vital să le gestionăm într-un mod corect pentru a putea beneficia de ele cât mai mult timp. Cum putem face acest lucru? Prima măsură pe care ar fi practică să o luăm este arhivarea lor adică prelucrarea și indexarea lor astfel încât să le putem accesa oricând avem nevoie.

Care sunt etapele arhivării datelor personale?

Etapa 1 - Crearea arhivei

Analizăm dosarele companiei tale și încercăm să stabilim un indicativ după un nomenclator arhivistic și după termenul de păstrare.

Etapa 2 – Crearea unui nomenclator arhivistic

Realizarea unui mod de sistematizare a documentelor care să ne ajute să le grupăm și să constituim dosarele ce vor forma arhiva companiei tale. Trebuie să știi că această activitate este obligatorie prin lege.

Etapa 3 – Ordonarea, clasificarea și impărțirea documentelor

Sortam toate datele personale și le grupăm în funcție de anumite criterii (alfabetic, cronologic, tematic sau pe termene de păstrare conform Nomenclatorului Arhivistic).

Etapa 4 – Realizarea unei coperți cu QR code

Obiectivul nostru este să putem introduce și găsi cu ușurință un document în arhivă, motiv pentru care fiecare document beneficiază de o eticheta virtuală sub formă de QR Code.

Etapa 5 – Realizarea dosarelor

Stabilim o anumită ordine și termene de păstrare, conform Nomenclatorului Arhivistic, eliminăm din interiorul dosarelor toate elementele suplimentare (de la agrafe la ciorne) iar apoi le legăm în coperți de carton, cu un număr fix de foi și respectând toate normele impuse de Arhivele Naționale. În final, fiecare dosar va avea pe copertă elementele esențiale de identificare (indicativul din nomenclator, an, număr de file, cotă, etc.)

Etapa 6 – Inventarul documentelor

Este cea mai complexă operațiune arhivistică, gestionată fără probleme de echipa noastră datorită gestionării a numeroase proiecte pentru companii din țară și din afară. În această etapă adunăm și înregistrăm riguros toate datele din compania ta (dosare, agende, registre, hărți, fotografii, etc.). Deși este dificil să estimăm o durată sigură, poți avea garanția rigurozității și seriozității cu care este tratat acest proces. În funcție de cerințele tale și de soluția pe care o considerăm optimă, îți vom pune la dispoziție inventarul rezultat, atât în format analog (pe hârtie) cât și în format electronic.

Etapa 7 - Opțional (Recomandat)

Întocmirea Regulamentului de Organizare și Funcționare a Comp de Arhivă din cadrul UAT, împreună cu procedurile specific de prelucrare arhivistică și legătorie.

Etapa 8 - Opțional (Recomandat)

Asistență de specialitate la alcătuirea Comisiei de selecționare a documentelor și analiză propunerilor și măsurilor stabilite de către Comisie.

Solicitați DEMO pentru arhivare fizică

Vă explicăm modul în care pregătim și constituim dosare, astfel încat să vă asigurăm acces rapid și sigur la orice document.

Soluție DEMO

De ce noi?

Reducem riscurile de management, data protection și data access
  • 1.

    Soluții

    Îți oferim cele mai bune soluții pentru nevoile pe care compania ta la are. Îți înțelegem activitatea și conturăm împreună procedurile optime de arhivare a documentelor.

  • 2.

    Analiză

    Analizăm tipurile de documente existente iar în funcție de sensibilitatea acestora prioritizam activitățile și realizăm un grafic al repartizării acestora în timp.

  • 3.

    Proces Legal

    Întregul proces este unul legal, compania noastră funcționând în baza Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996 și a instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente.

  • 4.

    Experiență

    Cunoaștem foarte bine elementele unui bun management de proiect motiv pentru care întreg procesul este unul riguros, ce urmează etape bine delimitate.

De ce arhivarea electronică?

Datorită faptului că fiecare companie sau instituție are propriul stil de a-și realiza documentele interne iar volumul de informații este vast, considerăm utilă trecerea documentelor în format electronic și indexarea lor.

În plus, arhivarea electronică prezintă mai multe avantaje, printre care:

  1. Creșterea productivității angajaților prin accesarea cu usurință a documentelor necesare;
  2. Protecția totală a informației datorită folosirii semnăturilor electronice;
  3. Economisirea timpului prin eficientizarea procesului de găsire a documentelor;
  4. Optimizarea cheltuielilor prin reducerea celor aferente achiziționării de hârtie și mobilierului necesar depozitării.

DigitalDox 7

  1. Ai posibilitatea de a importa automat, în arhivă, orice document de tip PDF, cu condiția să fie preindexat și semnat digital cu certificat autorizat;
  2. Beneficiezi de utilizarea unei semnături digitale certificate, putând stoca, în același loc, atât documentul sursă cât și fișierul/fișierele cu semnătură digitală ce au aceeași denumire;
  3. Toate documentele în format electronic pot fi arhivate în contul tău pentru a fi folosite în cazul unor viitoare accesări;
  4. Aplicația iți pune la dispozișie funcția QR Code;
  5. Minimezi timpul de căutare atât datorită structurii de organizare de tip “folder-tree” cât și a faptului că poți cauta documentele atât după indecși cât și după cuvinte cheie care se regăsesc în textul documentelor scanate, având posibilitatea de a aplică filtre inclusiv asupra rezultatelor deja generate;
  6. Rezultatele generate în momentul unei căutări sunt pertinente, beneficiind și de o căutare avansată de tip Google Search;

Care sunt etapele arhivării electronice?

Etapa 1 – Pregătirea documentelor

Este o etapă asemănătoare cu cea a ordonării filelor și constituirii dosarelor din cadrul arhivării fizice. În această etapă, adunăm toate dosarele păstrate în mape, bibliorafturi sau sertare, la ordonăm după o anumită procedură pe care o stabilim împreună cu tine pentru a putea da undă verde procesului de scanare.

Etapa 2 – Scanarea documentelor

În această etapă, misiunea echipei noastre este de a transpune documentele din plan fizic în format digital. Salvarea documentelor poate fi făcută în diferite formate, de la clasicele *.tiff și *.pdf, la *.djvu, *.sfw sau *.dwg, toate compatibile cu software-ul folosit pentru gestiune. În cazul documentelor vechi, cu o valoare istorică, scrise de mâna sau bătute la mașină, vom proceda la scanarea color.

De ce noi?

Reducem riscurile de management, data protection și data access
  • 1.

    Aplicație proprie

    Unul dintre elementele care ne diferențiază în piață este aplicația proprie pe care o folosim, numită DigitalDox, ce ne ajută să îți oferim servicii de arhivare electronică la un nivel net superior.

  • 2.

    Urmarire în timp real

    În plus, trebuie să știi faptul că, în momentul în care începe procesul de arhivare digitală, ai posibilitatea de a accesa oricând dorești portalul pus la dispoziție de noi cu scopul de a urmări, în timp real, crearea sau încărcarea fișierelor în arhivă. Această va fi găzduită pe un server pe care ni-l vei pune la dispoziție sau pe unul tip DHC.

  • 3.

    Servicii personalizate

    Oricât de complexă este arhiva ta și oricât de sensibile ar părea documentele, echipa noastră va găsi întotdeauna soluția optimă, atât din punct de vedere hardware cât și software. Folosim cele mai noi tehnologii si echipamente de înalta fidelitate, potrivite pentru orice tip de document ce trebuie scanat.

VGP Parks - Partener în standardul calității depozitului de arhivă Aconnect Timișoara

De ce un depozit de arhivă?

Un depozit de arhivă îți oferă garanția păstrării documentelor tale în condiții de maximă siguranță. În plus, poți accesa documentele sau primi copii după acestea mult mai rapid, fără a mai pierde timp căutând și fără a fi nevoie de cheltuieli foarte mari pentru alocarea unui spațiu special pentru depozitare.

Care sunt etapele arhivării electronice?

Etapa 1 - Organizarea arhivei

Organizarea arhivei ce urmează a fi depozitată – aplicarea de QR Code pe fiecare cutie

Etapa 2 - Realizarea bazei de date

Încărcarea informațiilor privind inventarele fiecărui beneficiar în sistemul propriu de management.

Etapa 3 - Transportarea și depozitarea arhivei

Transportăm cu grijă arhiva astfel încât să nu existe riscul deteriorării sau pierderii documentelor și asezăm fiecare cutie în locurile indicate de programul de management

Etapa 3 - Utilizarea documentelor

Îți punem la dispoziție, în cel mai scurt timp de la trimiterea unei solicitări, documentele necesare sau copii scanate.

De ce noi?

Reducem riscurile de management, data protection și data access
  • 1.

    Depozite dotate cu echipamente de ultimă generație

    Toate depozitele noastre sunt amenajate și dotate cu echipamente de ultimă generație care asigură păstrarea documentelor tale în condiții de maximă siguranță.

  • 2.

    Siguranța accesului de informații din arhiva

    Consultarea arhivelor se face în momentul în care ne trimiteți o solicitare scrisă, în concordanță cu prevederile legale. Niciun membru al echipei noastre sau al companiei dvs nu va avea acces la arhivă fără aprobarea dvs.

  • 3.

    Asistență asigurată.

    Ne bucuram să vă asistăm telefonic sau fizic în momentul în care iți dorești să identifici sau să analizezi anumite documente solicitate, în condiții de maximă siguranță și conform legislației în vigoare.

O temperatură controlată, între 15 si 24 de grade
Umiditate de maxim 60%
Mobilă de depozitare din material neinflamabil
Măsuri de siguranță performante, anti-incendiu și anti-efracție, în funcțiune 24/7
Umbră, de asemenea controlată
Monitorizare a întregului perimetru de camere de luat vederi și intervenție rapidă în cazul unor incidente neprevăzute, cu echipe dedicate
Acces securizat în incintă, doar pentru personal autorizat

De ce un serviciu de relocare și transport al arhivei?

Este important să apelezi la servicii profesionale de transport al arhivei în momentul în care dorești relocarea acesteia pentru a asigura manevrarea ei în condiții de siguranță, conform normelor legale.

Care sunt etapele procesului de transport?

Etapa 1 – Programarea datei și orei de preluare și a necesarului logistic

Stabilim de comun acord dată preluării arhivei, în baza reglementărilor contractuale și alegem necesarul logistic în funcție de volum, locație și acces.

Etapa 2 – Preluarea arhivei

Furnizăm cutiile de arhivare, grupăm documentele și le așezăm în acestea, realizăm instrumentele de evidență și procesul verbal de predare-primire iar la final, încărcăm cutiile pentru a fi transportate.

Etapa 3 – Transport arhiva

Transportăm cutiile cu documente folosind mijloace proprii de transport, asigurate și monitorizate GPS iar la destinație descărcăm arhivă în depozitul nostru, în vederea prelucrării și depozitării

De ce noi?

Reducem riscurile de management, data protection și data access
  • 1.

    Operatori specializați în relocare

    De transport se vor ocupă întotdeauna colegii nostrii specializați în relocare. Aceștia au grijă, în permanență, ca normele companiei noastre și cerințele dvs exprese să fie respectate în totalitate.

  • 2.

    Mașini monitorizate prin GPS

    Mașinile care vor transporta arhiva companiei dvs sunt dotate cu sistem de monitorizare GPS astfel încât să aveti posibilitatea de a urmări traseul în timp real.

  • 3.

    Control total asupra procesului de relocare și transport

    Nicio filă din arhiva companiei dvs, fizică sau digitală, nu va fi mutată fară ca dvs să stiți exact când, unde, cum sau de către cine.

De ce distrugerea documentelor?

Îți recomandăm să lucrezi cu companii specializate pentru distrugerea documentelor deoarece este modul în care ai certitudinea că datele companiei nu sunt compromise, scăpând de stresul securizării lor și evitând riscul de expunere.
Acest serviciu se adresează, în general, documentelor cu termen de păstrare expirat, din diferite motive (documentul nu mai este folositor, este prea deteriorat, etc.). Aceste documente trebuiesc scoase din arhivă companiei tale și din Arhivă Națională.

De ce noi?

Reducem riscurile de management, data protection și data access
  • 1.

    Ne ocupăm de întreg procesul.

    Știai că pentru a distruge o singură hârtie ai nevoie de alte zece? Echipa noastră cunoaște întreg procesul și supraveghează fiecare pas de distrugere a unui document, de la transport la eliminarea efectivă.

  • 2.

    Avem grijă sa fiți informat

    Personalul nostru calificat îți va elibera, la final, un process verbal cu privire la cantitatea de material distrus și conținutul acestuia. La redactarea acestuia poți participa tu sau o persoană delegate de ține să reprezinte compania.

  • 3.

    Expirarea Documentelor

    Te anunțăm atunci când un document expiră. În cazul în care arhivă este realizată de noi, te anunțăm atunci când termenul de păstrare al unui document expiră.

%

Calitate

%

Încredere

%

Experiență

%

Securitate

Solicitați DEMO pentru arhivare

Este vital să gestionăm datele într-un mod corect pentru a putea beneficia de ele cât mai mult timp
Începe un proiect cu noi